Multe firme ajung să crească cheltuielile într-un mod necontrolat din cauza lipsei unui sistem clar de monitorizare și alocare a resurselor. Printre principalele motive pentru care costurile scapă de sub control se numără:
• Lipsa unei culturi organizaționale orientate spre eficiență, care determină angajații să trateze resursele companiei cu superficialitate, generând cheltuieli ascunse și pierderi pe termen lung;
• Creșterea rapidă a afacerii, fără o planificării financiară corespunzătoare;
• Extinderea numărului de angajați, în absența unui control bugetar;
• Diversificarea activităților, care implică investiții suplimentare și cheltuieli operaționale noi, cel puțin într-o primă fază;
• Deciziile impulsive privind cheltuielile și achizițiile;
• Lipsa negocierii cu furnizorii, ceea ce duce la costuri mai mari decât este necesar;
• Adoptarea unor procese interne ineficiente sau redundante, care generează risipă de timp și bani.
Pentru a controla costurile și a lua decizii informate, managementul și acționarii au la dispoziție mai multe instrumente și metode. Prezentăm în cele ce urmează câteva sisteme de monitorizare periodică a cheltuielilor.
1. Antreprenorii și managementul nu primesc suficiente informații din sistemul contabil românesc. Este nevoie de detalierea și personalizarea rapoartelor pentru un control eficient al costurilor
Sistemul contabil românesc prevede înregistrarea cheltuielilor în conturi specifice, clasificate în funcție de natura acestora – salarii, colaboratori și furnizori, materii prime și materiale, combustibili, impozite și taxe, deplasări etc. Mulți contabili și antreprenori își monitorizează cheltuielile exclusiv prin urmărirea acestor categorii contabile, iar în unele situații, această abordare poate fi suficientă.
Pentru un control mai eficient al cheltuielilor, este esențial ca datele contabile să fie prelucrate și prezentate într-un format adaptat specificului fiecărei afaceri. Acest lucru poate fi realizat prin gruparea sau detalierea cheltuielilor în funcție de importanța lor și prin elaborarea unor rapoarte care evidențiază evoluția lunară a costurilor pe categorii relevante.
2. Defalcarea cheltuielilor pe centre de cost sau profit – Metodă esențială pentru monitorizarea și analiza precisă a cheltuielilor unei companii
Evidențierea cheltuielilor doar pe categorii contabile generale este insuficientă. De aceea, este necesară alocarea costurilor pe departamente, proiecte, linii de producție sau alte unități operaționale relevante, stabilite în funcție de specificul fiecărei afaceri.
Această abordare le permite managerilor să înțeleagă mai detaliat care sunt zonele cu cele mai mari consumuri de resurse și unde există oportunități reale de optimizare. Astfel, identificarea activităților neprofitabile și luarea unor decizii informate privind reducerea sau redistribuirea cheltuielilor devin semnificativ mai eficiente.
În plus, raportarea periodică a cheltuielilor defalcate pe centre de cost permite o analiză clară a evoluției acestora în timp, oferind un control sporit asupra direcției în care se îndreaptă costurile companiei.
3. Implementarea Metodei ABC – cea mai performantă metodă de analiză și raportare a costurilor bazate pe activități
Metoda Activity-Based Costing (ABC) este o abordare modernă de alocare a costurilor, care permite companiilor să înțeleagă mai precis cum sunt generate cheltuielile în cadrul diferitelor activități și departamente interne, identificând în mod precis, pentru fiecare activitate din firmă, consumurile specifice de costuri.
Primul pas în implementarea metodei ABC este listarea și codificarea activităților din cadrul companiei – vânzări, producție, administrativ, transport, relații cu clienții etc. Ulterior, fiecare cheltuială este înregistrată și defalcată pe activitățile la care contribuie, folosind alocări directe sau prin intermediul unor chei de repartizare specifice.
La finalul fiecărei luni, managementul obține o imagine clară asupra costurilor fiecărei activități desfășurate în firmă. De exemplu, se poate determina exact cât a costat activitatea de vânzări, cât a costat producția sau ce cheltuieli au fost generate de activitatea administrativă.
4. Dashboard-ul financiar – instrument esențial pentru analiza și controlul cheltuielilor
Un dashboard financiar bine structurat este un instrument esențial pentru orice companie care dorește să își optimizeze costurile și să ia decizii informate, bazate pe date concrete. Acesta trebuie să fie intuitiv, ușor de utilizat, actualizat periodic și să permită o analiză detaliată a cheltuielilor din diferite perspective – oferind o imagine de ansamblu asupra sănătății financiare a afacerii.
Companiile care implementează un astfel de instrument pot: • Identifica rapid tendințele negative; • Ajusta bugetele în timp real; • Îmbunătăți procesele operaționale pentru o utilizare mai eficientă a resurselor financiare.
Criterii principale de analiză într-un dashboard eficient:
A. Analiza pe natura cheltuielilor
Această analiză permite identificarea categoriilor majore de costuri – salarii, beneficii, servicii externalizate, materii prime și materiale, transport, chirii, IT, marketing, taxe și impozite. Ea ajută la înțelegerea ponderii fiecărui tip de cost în bugetul total și la evaluarea impactului asupra rezultatelor financiare.
B. Analiza pe activitate (centre de responsabilitate)
Cheltuielile sunt defalcate pe departamente precum vânzări, producție, logistică, administrativ sau relații cu clienții. Acest tip de analiză: • Evidențiază care activități sunt cele mai costisitoare; • Permite compararea costurilor între activități; • Oferă suport pentru redistribuirea eficientă a resurselor.
C. Analiza costurilor fixe vs. variabile
• Costuri fixe: chirii, salarii fixe, abonamente IT, impozite;
• Costuri variabile: materii prime, comisioane de vânzări, energie.
Această analiză evidențiază care costuri pot fi ajustate în funcție de nivelul activității, fiind esențială în luarea deciziilor strategice privind flexibilitatea și eficiența costurilor.
D. Analiza costurilor directe vs. indirecte
• Costuri directe: pot fi asociate direct unui produs/serviciu – ex. materii prime, manoperă;
• Costuri indirecte: necesare pentru funcționarea generală a companiei – ex. cheltuieli administrative, marketing, contabilitate.
Această analiză permite înțelegerea structurii reale de costuri și optimizarea prețurilor și alocărilor de resurse.
E. Analiza costului pe produs vs. costul perioadei
• Costul produsului: include toate cheltuielile legate de producția unui bun sau serviciu – materii prime, muncă, energie, transport;
• Costul perioadei: acoperă cheltuieli generale (chirii, administrative, taxe) care nu sunt alocate direct unui produs.
Această analiză este esențială pentru determinarea rentabilității fiecărui produs sau serviciu și ajustarea strategiilor financiare.
5. Controlează-ți Cheltuielile Inteligent cu ProfitUp!
Controlul costurilor este esențial pentru succesul unei afaceri. Dacă ai nevoie de ajutor să înțelegi cum pot fi optimizate cheltuielile, ProfitUp te poate ajuta să implementezi instrumentele necesare. Te putem ajuta să îți defalci costurile pe centre de cost și profit, pe activități prin metoda ABC, să îți înțelegi costurile de produs sau să verifici dacă prețurile produselor tale sunt corect stabilite.
ProfitUp îți poate construi un dashboard financiar personalizat prin care să îți controlezi în mod activ costurile în cel mai mic detaliu.
Vrei să afli mai multe? Contactează-ne acum:
🌐 www.profitup.ro
✉️ Email: contact@profitup.ro
📞 Telefon: +40 752 503 701